ملاحظات علي التدقيق

صباح او مساء الخير حسب الوقت اللي هتشوفوا فيه المقال 🥀🥀🌼

هنتكلم النهاردة عن هيكل التقرير و الذي يحتوي على الملاحظات التفصيلية التي تم اكتشافها خلال فترة تنفيذ المهمة إضافة إلي استنتاجات و توصيات فريق التدقيق و تتضمن أيضاً مطالعات الجهات التي تم تنفيذ عمليات التدقيق لديهم لذلك هذا الجزء يتضمن المعلومات التالية :-

ما هي

- الملاحظة التفصيلية بأركانها الواردة فى المعايير المهنية و الإرشادات التطبيقية لمعهد المدققين الداخليين IIA .

- مطالعات الجهات التي تم تنفيذ مهمة التدقيق لديهم و على المدققين الداخليين توثيق هذة المطالعات .

- توصيات و استنتاجات فريق التدقيق و الأساس الذي تم البناء عليه .

- يتم عرض الملاحظات ضمن هذا الجزء مصنفة حسب درجة المخاطرة .

أركان الملاحظة

حتي تكون الملاحظة مكتملة يجب أن تشتمل علي خمسة أركان رئيسية هي كما يلي :-

1- الحالة Case : بحيث يشار هنا إلي أوجه القصور أو المخالفة أو التجاوز بطريقة واضحة و أسلوب مختصر قدر الإمكان .

2- المعيار Criteria : و تشكل الأساس الذي استندت إليه الملاحظة و قد يكون المعيار قانون أو سياسات أو إجراءات أو لوائح أو قرارات إدارة عليا ... إلخ

3- السبب Cause : و يتضمن سبب ظهور الملاحظة و أحياناً يتم تحديد السبب بشكل مباشر من قبل فريق التدقيق إذا كان واضحاً , وبعض الأحيان يتم تحديد السبب من خلال مناقشة الموظفين المعنيين بالملاحظة أو يؤخذ من مطالعاتهم .

4- الأثر Impact : يشار هنا إلي الآثار السلبية التي تعرضت لها المؤسسة أو تتعرض لها نتيجة وجود الملاحظة .

5- التوصية أو الإجراء Recommendation & Action Procedures : يقوم فريق التدقيق ضمن هذة الفقرة بتقديم التوصية الملائمة للملاحظة المسجلة أو الإشارة إلي الإجراء التصحيحي إذا ما تم تنفيذه أثناء تواجد فريق التدقيق .

طرق عرض و تنسيق الملاحظات

هناك طريقتان تستخدمان على نطاق واسع فى عرض و صياغة الملاحظات :-

لكل طريقة من هذة الطرق مزاياها و عيوبها , و يتوقف استخدام كل طريق حسب رؤيا و استراتيجيات مسؤولي التدقيق الداخلي و حسب طبيعة عمل المؤسسات و حجمها و أساليب المخاطبات فيها فيما إذا كانت تميل للرسميات أم لا و فيما يلي مزايا و عيوب كل طريقة من هذة الطرق :-

الطريقة الأولي : صياغة الملاحظة بأركانها الخمسة ضمن فقرة واحدة متكاملة

المزايا

1- تؤدي إلي تحقيق التماسك و التكامل للأفكار .

2- تعطي إيضاحات أكثر تفصيلاً .

3- تتميز بالمرونة بحيث يمكن من خلالها جمع كل ملاحظات تشترك بصفة واحدة ضمن ملاحظة واحدة من خلال استخدام جداول العرض .

4- تمكن المدقق من إبراز مهنيته و حرفيته فى صياغة الملاحظات و تنمي قدرته على تطوير مهاراته باستمرار فى صياغة الملاحظات حيث تتيح هذة الطريقة للمدقق بإظهار براعته و مهارته فى الكتابة و تنمي قدراته المستقبلية فى الكتابة و العرض .

5- مرغوبة لدي قارئ التقرير بحيث يعمل على قراءة الملاحظة بشكل متكامل .

6- تختصر فى حجم التقرير لاسيما و أنها توضع ضمن مساحات أقل قياساً مع الطريقة الأخري .

العيوب

1- تتطلب احترافية من قبل المدقق الداخلي حتي يتم صياغتها بالشكل الملائم و الواضح بحيث يتم من خلالها إيصال الأفكار المطلوب إبلاغها للإدارة .

2- قد يتم أغفال بعض أركان الملاحظة أثناء صياغتها علي شكل فقرة , و قد يكون هذا الجزء هاماً للقارئ .

3- قد لا يتناسب المؤسسات التي تميل بشكل أقل نحو الرسميات .

4- تتطلب جهد كبير من قبل مسؤولي التدقيق الداخلي لتنمية قدرات المدققين الداخليين فى صياغة الملاحظة المتكاملة .

الطريقة الثانية : صياغة الملاحظة ضمن عناوين فرعية

المزايا

1- قد تكون مناسبة لبعض الاشخاص قراء التقرير بحيث يقرأها بشكل منفصل و يراه مناسباً بالنسبة له .

2- تتميز بتنسيق و ترتيب ملائم يعجب به بعض القراء للتقرير .

3- هذة الطريقة تلزم بوضع كافة أركان الملاحظة بدون استثناء .

4- تعتبر مناسبة لبعض المؤسسات التي تميل بشكل أقل للرسميات .

5- لا تتطلب احترافية كبيرة من المدقق الداخلي لجمع الأركان الخمسة ضمن فقرة واحدة حيث يتم الإشارة إلي كل جزء بشكل منفصل دون الربط بينها .

العيوب

1- من الصعب تحقيق تكامل الملاحظة و ربط أركانها بشكل جيد و بالتالي ليس من السهولة فهم المقصود من الملاحظة وفق الرسالة الواجب ايصالها .

2- تؤدي إلي تضخيم حجم التقرير و زيادة عدد صفحاته .

3- لا توفر للمدقق المرونة اللازمة لصياغة الملاحظات بحيث لا يتمكن المدقق من استخدام الجداول للملاحظات ذات الصفات المتشابهة , و كذلك لا تستطيع الجمع بين الملاحظات المتكررة فى ملاحظة واحدة .

4- هذة الطريقة لا تعمل على تنمية قدرات المدققين الداخليين على صياغة الملاحظات بالطريقة الاحترافية حيث يصبح المدقق هنا مبعئ لحقول البيانات فقط دون إبراز احترافيته و براعته فى صياغة الملاحظات .

5- بعض الأحيان يقوم القارئ بقراءة الملاحظة فقط , و هو الركن الأول دون النظر إلي الأركان الأخري و التي تعتبر قراءتها مهمة لتقييم الملاحظة و الأثر بشكل متكامل .

6- قد لا تكون هذة الطريقة مناسبة للمؤسسات ذات الطابع الأكثر ميلاً للرسميات .

أمثلة عملية علي صياغة الملاحظات بالطريقتين

(أ) الصياغة ضمن فقرة واحدة

وافق نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار على شراء أسهم فى شركة الحديد و الصلب بمبلغ 150 ألف دولار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية للشركة بما يخالف نص المادة (12) من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة و التي حددت الحد الأقصي لهذة النسبة ب 15% و ذلك بسبب خطأ فى احتساب نسبة الاستثمار ضمن المذكرة المرفوعة لنائب الرئيس التنفيذي حيث تم إثبات النسبة قبل الاستثمار 11% بحيث تصبح بعد الاستثمار 14.5% , علماً بأن النسبة الصحيحة قبل الاستثمار هي 14.8% مما يؤثر على تركزات مخاطر الاستثمار لدي الشركة .

نوصي قيام الإدارة التنفيذية برفع مذكرة بالواقعة لمجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .

(ب) الصياغة ضمن عناوين فرعية

1- الملاحظة : استثمار مبلغ 150 ألف دولار فى شراء أسهم فى شركة الحديد و الصلب بموافقة نائب الرئيس التنفيذي لشؤون الاستثمار أدت إلي زيادة نسبة الاستثمار فى هذة الشركة إلي 18% من إجمالي المحفظة الاستثمارية الإجمالية للشركة علماً بأن الحد الأقصي للنسبة بموجب السياسة الاستثمارية 15% .

2- المعيار : مخالفة نص المادة 12 من سياسة الاستثمار المعتمدة من مجلس الإدارة التي حددت النسبة بـ 15% .

3- السبب : وجود خطأ فى المذكرة المرفوعة من إدارة الاستثمار و التي تمت الموافقة علي الشراء بموجبها حيث أثبتت النسبة قبل الاستثمار 11% مع أن النسبة الصحيحة 14.8%.

4- الأثر : التأثير على التركزات الاستثمارية للشركة فى المحفظة الاستثمارية و تعريض الشركة إلي خسائر مادية .

5- التوصية : رفع مذكرة من الإدارة التنفيذية إلي مجلس الإدارة لاتخاذ القرار المناسب بشأنها .

--

وفي الختام، وبعد ما أنهيت هذا المقال بمجهودي البسيط والمتواضع، أرجو من الرحمن أن يكون الموضوع حاز تقدير حضراتكم وإعجابكم، وألا أكون قد أحسستكم بالملل والضجر شاكراً وقتكم الثمين واتمني ان تنورونا مرة أخري 🎈💐

لمعرفة طريقة انشاء مشهد متحرك في البوربوينت اضغط هنا