تقرير المراجعة الداخلية
هنتكلم النهاردة اكتر عن محتوي تقارير المراجعة الداخلية و أجراء و معايير الأعداد الخاصة بالتقرير و التوقيت و الشكل و كيفية الرد على تقرير المراجعة الداخلية .
تقارير المراجعة الداخلية Internal Audit Reports
تبين لنا من مما تقدم أن إدارة المراجعة الداخلية تمارس نشاطها في ضوء برنامج مراجعة داخلية يتم إعداده بعد دراسة وافية لطبيعة التعليمات وأهداف المراجعة الداخلية نفسها ونوع التقارير المطلوب تقديمها إلى الإدارة ، كما تبين لنا أن هذه التقارير تقدم دوريا أو عند ظهور حالة تستدعى تقديمها في غير الأوقات المحددة لتقديم التقرير. ونظرا لان تقارير المراجعة الداخلية تعتبر وسيلة لنقل الحقائق التي ظهرت أثناء المراجعة إلى الإدارة العليا فيجب أن تكون هذه التقارير واضحة وتعطى معلومات بالإضافة إلى تقديم الاقتراحات اللازمة لعلاج أي مشكلات قد تظهر في الشركة. ولكي تؤدى تقارير المراجعة الداخلية وظيفتها على خير وجه ينبغي مراعاة الأتي عند إعداد تلك التقارير.
(1) محتويات تقرير المراجعة الداخلية
يجب ان يوضح التقرير ما يلى :-
- التاريخ ورقم التقرير
- موضوع ونطاق المراجعة.
- عرض للحالة المعروضة باختصار ووضوح.
- الأسباب التي أدت إلى وجود الحالة والعوامل التي ساعدت على ظهورها والظروف المحيطة بها.
- العمل الذي تم أداؤه والإجراءات التي اتخذت للتوصل إلى النتائج.
- التوصيات والمقترحات Recommendations .
(2) الإجراء Procedure
- تقارير المراجعة الداخلية Internal Audit Reports .
- يجب أن يقدم التقرير بعض الانتهاء من كل عمليه مراجعة بغض النظر regardless
عما إذا كانت هناك توصيات recommendations واقتراح أي تحسينات improvement أم لا.
- يعتبر مدير المراجعة الداخلية مسئولا عن تجهيز وإعداد تقارير المراجعة التي تعد بمعرفه أفراد المراجعة audit staff .
- تقرير المراجعة التفصيلي يتم توقيعه بمعرفه القائم بعملية المراجعة.
(3) معايير إعداد التقرير Report Standards
- يجب ان يكون التقرير مباشرا direct ومختصرا concise ومنظما organized و بلغة سهله خاليه من التعقيد.
- غير مسموح بتقليل الملاحظات derogatory .
- ملاحظات المراجعة audit comments يجب أن تكون واقعية صحيحة وفى الموضوع .
-يرعى عند إعداد التقرير أن يكون الهدف منه ايجابيا وبناءا في إسداء النصح لتحسين الأداء ورفع الكفاءة للرقابة الداخلية والأنظمة والإجراءات المطبقة فضلا عن المحافظة على أصول وممتلكات الشركة وان يتضمن الأدلة والإثباتات على ما جاء به من وقائع ( مثل صور المستندات آوأرقامها...الخ).
- يتم مناقشه مسوده التقرير draft report في اجتماع يضم كافه الموظفين المسئولين وذلك قبل إعداد التقرير النهائي+ يجب أن تكون التوصيات الواردة بالتقرير قابله للتطبيق مأخوذا في الاعتبار التكلفة والعائد .
(4) توقيت إعداد التقرير report schedule
- يجب أن تكون مسوده التقرير جاهزة للمناقشة باعتبارها موضوع المناقشة في الاجتماع الذي يضم كافه المسئولين عن موضوع التقرير.
- من المتوقع إعداد التقرير النهائي بعد أسبوعين تقريبا من مناقشه مسوده التقرير.
- إذا تم تنفيذ أعمال المراجعة على مدى فتره عده أسابيع يجب أن يؤخذ في الاعتبار إعداد تقارير دورية
(5) شكل التقرير و توزيعه واعتماده Report format distribution and approval format
تعد التقارير وتوزع وتمرر للاعتماد فى ظل التعليمات instructions
وبالشكل التالي :
توزع التقارير وترفق بمذكرة تتضمن فقرة توضح المجالات التي تم مراجعتها وفقرة للتقييم evaluation موضحا بها رأى المراجع الداخلي على كل المناطق التي تم مراجعتها بشكل واضح كما ترفق التقاريرالتفصيلية مع المذكرة وتبين هذه التقارير وصفا موجزا لأعمال المراجعة التي تمت كما تبين هذه التقارير :
- تحديد كل مشكلة – وما هي - ما هو الوضع الذي كان يجب أن يكون .
- اثر المشكلة (الفرق بين ما هى المشكلة وما كان يجب أن يكون)
(Effect (difference between what is and what should be
- أسباب حدوث المشكلة .
- التوصيات .
Recommendations that would correct to condition and the cause
ويتضمن التقرير التفصيلي فقرة مخصصة لرد الإدارة ويتم تطوير المعلومات برد الإدارة في ضوء مناقشة مسوده التقرير.
التوزيع
- يرسل الى المدير التنفيذي المسئول عن التشغيل في القسم الذي تمت مراجعه أعماله.
- ترسل صور من التقرير الى :- رئيس الشركة , رئيس الشئون المالية , المدير المالي , أخرى ( طبقا لظروف الحال).
(6) الرد على تقارير المراجعة الداخلية
- من المتوقع أن يقوم المدير التنفيذي الذي تمت أعمال المراجعة بإدارته فور استلامه التقرير بالرد على مدير المراجعة الداخلية خلال فترة محددة من استلامه التقرير ويتم الرد كتابة فيما يتعلق بكل ملاحظه من ملاحظات المراجعة الداخلية وعادة ما يحدث الاتى :
- الموافقة على التوصيات واقتراح التاريخ الذي سيتم فيه تنفيذ تلك التوصيات.
- الموافقة والاعتراف بوجود المشكلة ولكن يطلب تقييما إضافيا للتوصيات.
- الموافقة على الإجراءات المصححة تحتاج إلى اقتراح بدائل تؤخذ في الاعتبار على مدار تلك الخطوات المصححة .
-عدم الموافقة على ملاحظات المراجعة الداخلية مع بيان الأسباب المحددة لعدم الموافقة وفى هذه الحالة يقوم رئيس الشركة بمراجعه ملاحظات المراجعة وكذلك مراجعه أسباب عدم الموافقة وهنا يتم اتخاذ خطوات أكثر.
- ويتم توزيع رد الإدارة بنفس الإجراءات التي تتبع في توزيع التقرير النهائي الذي يعده مدير المراجعة الداخلية.
مما سبق يتبين لنا انه لكي تؤدى تقارير المراجعة الداخلية وظيفتها على خير وجه باعتبارها وسيله لنقل الحقائق التي ظهرت أثناء المراجعة إلى الإدارة العليا ينبغي وجود خطوط عمل إرشاديه خاصة بطبيعة المحتويات الأساسية للتقرير وإجراءات إعداده والمعايير التي يعد التقرير على أساسها بالإضافة إلى شكل التقرير وتوزيعه واعتماده.
لمعرفة كيفية ادراج الصور وانشاء الجداول في البوربوينت اضغط هنا