نصائح لكتابة بريد الكترونى احترافي
يعد البريد الإلكتروني من أهم وأكثر الأِشياء شيوعاً في عالم الأعمال وبين
المدراء والموظفين أو الراغبين في الحصول على وظيفة ، لذا من المهم جداً عند كتابة
أي بريد الكتروني مراعاة أن يكون رسمي وخالياً من الأخطاء.
لذا في هذا المقال دعنى أخبرك بأهم الخطوات لكتابة بريد الكتروني احترافي .
ابدأ بتحية احترافية
ابدأ دائما البريد الإلكتروني الخاص بك بتحية ودية احترافية. مدى معرفتك
جيدا للمتلقى سيحدد مدى الرسمية التى يجب أن تكون عليه هذه التحية. على سبيل
المثال، قد تبدأ البريد الإلكتروني الأكثر رسمية باستخدام لقب عائلة المستلم (مثل: “Dear Ms Price,”). ولكن إن كنت تكتب إلى مستلم
تعرفه جيدا، فيمكن أن تقول ببساطة،“Hi Kelly”.
وفي كلتا الحالتين، تأكد من أنك كتبت اسم المستلم بشكل صحيح.
قد تكون هناك أوقات لا تعرف فيها اسم الشخص الذي تكتب اليه. وهذا ما يحدث
غالباً إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة والبريد الإلكتروني الخاص بك هو
بمثابة رسالة التغطية Cover Letter. في هذا السيناريو، فإن أفضل شيء
يمكن فعله هو قضاء بعض الوقت في البحث عن اسم مدير التوظيف أو المتلقي
المحتمل. LinkedIn لينكدين يمكن أن يكون مصدرا عظيماً لهذا.
إذا كنت غير متأكداً بنسبة 100٪ من اسم مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك،
يمكنك دائما استخدام المسمى الوظيفي، مثل “Dear Hiring Manager”، أو اسم الشركة أو الفريق الذي تكتب اليه (على سبيل المثال “Dear
Amazon Innovation Team”). هذه الخيارات يمكن أن يكون أكثر أدباً وشخصية من بدء البريد
الإلكتروني الخاص بك بكلمة عامة مثل “Dear Sir/Madam,” أو “To Whom it May Concern”.
نصيحة: إذا كنت تقوم بالرد على بريد إلكتروني، فمن الجيد إضافة ملاحظة شكر،
مثل “Thank you
for getting in touch”.. وبالمثل، إذا كان شخصاً ما قد رد على أحد رسائل البريد
الإلكتروني الخاصة بك، فتأكد من الرد بـ “Thank you for your prompt reply” او“Thanks for getting back to me”. إن توجيه الشكر للمتلقي سيجعل نبرة البريد الإلكتروني ودية
واحترافية.
حدد هدفك
قبل كتابة بريد إلكتروني، اسأل نفسك ماذا تريد من المستقبِل أن يفعل بعد
قراءة هذه الرسالة، وبمجرد تحديد غرضك من الرسالة ستتمكن من مراجعة كل ما تتضمنه
من محتوى وملفات مرفقة وتتأكّد من إنه يخدم هذا الغرض. على سبيل المثال، إذا كنت
تريد من المستقبِل أن يراجع تقريرًا قد أرفقته ضمن رسالتك، أخبره بما يعنيه هذا
التقرير ولماذا تريد منه مراجعته، وكذلك نوعية المراجعة الذي تنتظرها منه والموعد
الذي تتوقع استقبال مراجعته فيه.
اكتب متن الرسالة باختصار
لا تربك القارئ في أثناء قراءته لرسالتك، وافهم أنه على الأرجح لا يمتلك
وقتًا إضافيًا ليقرأ رسالة بريد إلكتروني طويلة بلا داعي، لذا احترم وقته وتأكّد
أن رسالتك إذا كانت طويلة فإنه من المحتمل ألا يؤدي بالإجراء الذي تنتظره منه بسبب
التشتّت.
ربما يحتاج مستقبل الرسالة لبعض الوقت حتى يقرأ رسالتك بتمعّن، لذلك من
الأفضل أن تجعلها مختصرة ومركّزة على الفكرة أو المعلومة أو الطلب الذي تحتاج
إيصاله وبدون حشو. تأكّد أنك لا تذكر العديد من المعلومات في الآن ذاته حتى لا
تجعل رسالتك طويلة زيادة عن اللزوم، أو يصعب قراءتها أو يصعب اتخاذ إجراء بناءً
عليها.
عند تعديل رسالتك، أزل أي معلومات أو بيانات غير متعلقة بصلب الرسالة،
واستخدم جمل مفيدة ومختصرة قدر الإمكان، وتأكّد من إزالة أي حشو. هذا سيجعل رسالتك
أكثر اختصارًا وتحقق أكبر فائدة.
استخدام مفردات اللغة الإنجليزية الصحيحة للأعمال
تتطلب مختلف الصناعات مفردات مختلفة أو متخصصة باللغة الإنجليزية. على سبيل
المثال، رسالة البريد الالكتروني من أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات من المرجح أن
تكون مختلفة جدا عن رسالة مكتوبة من قبل أحد الأطباء. فللتأكد من أنه تم فهمك جيدا
أياً كان مجال عملك، فإنه من الهام أن تقوم بالقليل من البحث وأن تستخدم مفردات
اللغة الإنجليزية المناسبة.
كن إيجابيّاً في رسائل البريد الإلكتروني
من أصعب الأشياء في كتابة بريد إلكتروني أنّ التواصل فيها مكتوب فقط،
بالتالي يفتقد أجزاء كثيرة في التواصل، مثل رؤية الشخص ذاته أو المشاعر التي تظهر
في عملية التواصل، أو الاستماع له. جميع هذه الأجزاء تزيد من قيمة التواصل، وفي
حالة التواصل المكتوب لا تظهر للأسف.
لذا، من المهم التفكير في الطريقة المناسبة لتعويض هذا الأمر، وهو أن تكون
إيجابيًّا في أي رسائل بريد إلكتروني ترسلها. في حالة وجود شيء سلبي تريد الحديث
عنه، فمن المهم التفكير في قول بعض الأشياء الإيجابية، وتأكيد تقديرك للأفعال
الأخرى التي قام بها الشخص. لا يعني ذلك تزييف الحقائق، لكن الأهم هو الموازنة،
حتى لا تؤثر على الحالة النفسية للطرف الآخر سلبًا.
اختم رسالتك وراجعها جيدًا
عند إنهاء كتابة بريد إلكتروني احترافي، ضع خاتمة في آخر رسالة البريد
الإلكتروني. ومثلما ذكرنا أعلاه، اجعله أيضًا بسيطًا ومختصرًا ومحددًا، وهذه بعض
الأمثلة على التوقيع المثالي.
شكرًا لك
شكرًا مجددًا
أتمنى لك الأفضل
أفضل التمنيات
كذلك لا تنس مراجعة رسالتك جيدًا، فلا شيء يبدو غير احترافيًا أكثر من
رسالة بريد إلكتروني مملوءة بالأخطاء اللغوية سواء الإملائية أو من ناحية القواعد،
وهذا سببًا قويًا لكي تراجع كل الرسالة مرة واثنتين قبل إرسالها وتتأكّد من تنقيح
الأخطاء وتعديلها.
تابع مع المُرسل إليه
يستقبل معظم الناس العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، لذلك من
الممكن أن تفوتهم إحدى الرسائل أو يصل الأمر لعدم الرد عليها سهوًا. لذلك إذا لم
تتلقَ الرد من المرسل إليه خلال يومين عمل، تذكّر أن تتابع معه وتذكّره ببريدك
الإلكتروني.
اخيراً تلك الخطوات التي ذكرتها هي الأساس والتي ستجعلك تكتب بريداً
الكترونياً احترافياً خالِ من الأخطاء وسوف تساعدك تماماً على تحقيق هدفك من
الرسالة .
يمكنك ايضاً قراءة هذا المقال من هنا .