نصائح مهمة لكتابة بريد إلكتروني مميز
تعد رسائل البريد الإلكتروني وسيلة من أهم وسائل التواصل المهني مع الأفراد والشركات في جميع أنحاء العالم، فتتيح إمكانية إرسال رسالة واحدة إلى عدد كبير من المستلمين في نفس الوقت.
وفي هذا العصر معظم الأشخاص يمتلكون بريدًا إلكترونيًا على أحد المواقع المشهورة، مثل: Gmail أو Outllok أو Yahoo أوغيرها، ويختلف البريد الإلكتروني عن وسائل التواصل الأخرى في أنه يتم استخدامه غالبًا في الأوساط المهنية، ويجد الكثيرون أن كتابته وصياغة محتواه أمرًا صعبًا، لذا تابع معنا هذا المقال.
سنتعرف في هذا المقال على:
كتابة ايميل بشكل احترافي
كيفية كتابة بريد الكترونى صحيح
كيف تختار عنوان ايميل؟
طرق كتابة بريد إلكتروني بشكل احترافي
1. اكتب عنوانًا جيدًا:
تعد وظيفة العنوان في رسائل البريد الإلكتروني بمثابة تلخيص لما سيتم ذكره فيه ولفت انتباه مستلم الرسالة، لذا لا تترك خانة العنوان فارغة، حتى لا يتم تحويل رسالتك إلى صندوق البريد العشوائي، واختر الكلمات المناسبة التي تعبّر عن محتوى الرسالة التي سترسلها.
2. احرص على الوضوح والإيجاز:
حيث يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني موجزة ليتم توصيل المعلومة أو الطلب بشكل واضح ومباشر، واحرص على استخدام جمل مختصرة ومباشرة واحرص على ترك مسافات مناسبة بين الأفكار.
3. استخدم أسلوبًا أنيقًا:
تعبر الرسائل عن شخصيتك وكفاءتك المهنية، لذا يجب أن تكون حذراً جداً في اختيار الكلمات المناسبة لإيصال رسالتك بشكل مهذب، وابدأ أولًا بالتحية ثم شكر المستلم وتمني السلامة له، ثم بعد ذلك اذكر غرضك من الرسالة واختم رسالتك بالتحية، ثم اكتب اسمك والتوقيع الأخير.
4. راعِ مشاعر المستلم:
الكتابة عبر رسائل البريد الإلكتروني لا يمكنها أن تنقل المشاعر، لذا حاول أن تكون لبقًا ومراعي لمشاعر مستلم الرسالة حتى لا يفهم أي مضمون في الرسالة بفهم خاطئ.
5. تأكد من أن رسالتك خالية من الأخطاء:
قبل أن تضغط على زر الإرسال، يجب أن تراجع بريدك الإلكتروني بحثاً عن الأخطاء الإملائية، فحرصك على خلو رسالتك من هذه الأخطاء يدل على مستواك الاحترافي في الكتابة، وأيضًا قد يؤدي وضع علامات الترقيم في غير مكانها الصحيح إلى فهم الرسالة بشكل خاطئ.
6. لا تكثر من رسائل البريد الإلكتروني التي لا فائدة منها:
حيث أن تلقي المستلم لعدة رسائل بريد إلكتروني في أوقات متقاربة وبكثرة يؤدي ذلك إلى توتره، لذلك قبل أن ترسل أي رسالة عبر البريد الإلكتروني اسأل نفسك هل هذه الرسالة مفيدة أو هل يحتاج الأمر لإرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني.
تعرفنا في هذا المقال على:
كتابة ايميل بشكل احترافي
كيفية كتابة بريد الكترونى صحيح
كيف تختار عنوان ايميل؟
يمكنك أن تقرأ في موضوع عن " تعرف على الخريطة الذهنية ودورها في المساعدة على النجاح" من هنا.